Gut geplant zum Erfolg

Die Qualität einer Veranstaltung ist von vielen Faktoren abhängig. Diese lassen sich schon früh beeinflussen – wenn man sich ihrer bewusst ist.

Werner Verocai leitet das Veranstaltungsmanagement der Congress Messe Innsbruck. Er ist für die Koordination zur Umsetzung von rund 300 Veranstaltungen jährlich verantwortlich. Doch die Basis eines erfolgreichen Events entsteht schon, bevor er sich an die Arbeit macht. Denn noch bevor eine Lokation feststeht, empfiehlt der Experte Veranstaltern, sich sieben Fragen zu stellen:

Was für ein Event veranstalte ich?

Generell gilt: Seminare und Tagungen finden im relativ kleinen Rahmen statt. Kongresse brauchen mehr Raum und dauern oft länger. Dementsprechend variieren die Anforderungen an die Räumlichkeiten.

Wann soll die Veranstaltung stattfinden?

Über die Wahl des Zeitpunkts entscheidet, wann Teilnehmer und Referenten zur Verfügung stehen. Gebucht werden sollte früh – am besten einige Monate im Voraus. Zu Hochsaisonen im Frühjahr und Herbst lohnt es sich, noch früher dran zu sein.

Welche Lokation ist passend?

Je nach Fokus und Art des Events kann grüne und ruhige Umgebung vorteilhaft sein. Andere Veranstaltungen sind auf urbane Infrastruktur angewiesen. Und natürlich ist auch der Platzbedarf ein wichtiger Faktor.

Wie reisen die Gäste an?

Bei internationaler Beteiligung ist Nähe zu Verkehrsknotenpunkten unerlässlich. Kommen Teilnehmer aus derselben Gegend, lohnt es sich aber auch, eine gemeinsame Anreise zu organisieren. Das spart Stress und schont die Umwelt.

Übernachten die Teilnehmer?

Dauert ein Event länger als einen Tag, müssen auch genügend Unterkünfte vorhanden sein. Gerade, wenn das Veranstaltungszentrum keine Zimmer anbietet, gilt es, Feiertage und Ferien zu meiden, da viele Hotels an solchen Terminen ausgebucht sind.

Was soll während der Veranstaltung geschehen?

Ein grober Ablaufplan sollte so früh wie möglich entwickelt werden. So wird bereits im Vorfeld ersichtlich, wann welche Referenten vor Ort sein müssen, welche Räumlichkeiten benötigt werden und welcher Zeitrahmen veranschlagt werden sollte.

Bietet die Lokation, was der Event braucht?

Beamer und WLAN sind mittlerweile Standard. Ab einer gewissen Teilnehmerzahl wird auch Audiotechnik unverzichtbar. Zudem darf auf das Catering nicht vergessen werden. Denn das Essen ist nicht nur ein nicht zu unterschätzender Budgetposten, sondern auch der Aspekt, der besonders lange in Erinnerung bleibt – im Guten wie im Schlechten.