Richtig gebucht ist halb gewonnen
Schon im Vorfeld eines Events gilt es, eine Vielzahl von Entscheidungen zu treffen. Worauf man besonders achten sollte, verrät das Team der Villa Blanka.
Der richtige Ort
An vorderster Stelle steht die Wahl des Austragungsorts. Hier spielen mehrere Faktoren mit. „Zuallererst ist es eine Frage der Veranstaltungsgröße“, meint das Team der Villa Blanka. Für einen größeren Event ist es unerlässlich, ausreichende Räumlichkeiten zur Verfügung zu haben. „Die Seminarmethodik hat sich stark verändert“, gibt man zu bedenken. „Wo früher ein großer Saal gereicht hat, finden heute nicht selten mehrere Workshops parallel statt. Und dafür muss natürlich Platz sein.“ Von der Teilnehmerzahl abhängig ist außerdem, ob genügend Personal zur Verfügung steht und bei mehrtägigen Veranstaltungen stellt sich auch die Frage nach verfügbaren Unterkünften. Ebenso wichtig ist generell die Lage der Location. Zentral oder lieber in der Natur?
Eine Frage der Technik
Nicht nur die Art, wie Seminare veranstaltet werden, hat sich verändert, sondern auch die Technik, die zum Einsatz kommt. Dabei geht es nicht nur um Mikrofone und Beamer. Auch die Akustik großer Räume ist ein entscheidender Faktor. Dazu kommt saisonal auch noch Klimatisierung oder ausreichend Beheizung. „Es gilt im Vorfeld daran zu denken, was benötigt wird, zu welcher Jahreszeit der Event stattfindet und welche Anforderungen die Vortragenden stellen“, empfiehlt das Team der Villa Blanka. „Außerdem muss geklärt werden, ob auch während der Veranstaltung ein Techniker verfügbar ist. So kann auf kurzfristige Wünsche und Feineinstellungen eingegangen werden.“
An- und Abreise
Ein weiteres Element an das man bei der Wahl des Veranstaltungsorts denken muss, ist die Erreichbarkeit. Sowohl die Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel, zusätzliche Angebote wie Shuttle-Dienste, aber nicht zuletzt das Vorhandensein von ausreichenden Parkmöglichkeiten müssen laut dem Experten bedacht werden.
Der frühe Vogel
Gerade die Größe des Events bestimmt auch den Buchungszeitpunkt. „Für einen großen Kongress sollte man rund zwei Jahre im Vorfeld buchen“, rät das Team der Villa Blanka. „Ansonsten wird man Abstriche bei seinen Wünschen machen müssen.“ Besonders wichtig ist frühzeitiges Buchen zudem bei speziellen Daten, wie Weihnachtsfeiern. Auch hier gilt es, vorauszudenken oder sich mit einer sehr eingeschränkten Auswahl zufriedenzugeben.
Eventcenter Villa Blanka
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